En Multitransva somos expertos en el transporte de mercancías nacional e internacional por carretera y disponemos de flota y medios propios. Uno de los elementos imprescindibles, además, por supuesto, de los vehículos, es la hoja de ruta para el transporte. ¿Para qué sirve este documento? ¿Qué elementos debe llevar? ¿Es obligatorio?
¿Qué es la hoja de ruta para el transporte de mercancías?
La hoja de ruta para el transporte de mercancías es un documento, que puede ser digital o en papel, y en el que se registra toda la información relacionada, no solo con la carga (naturaleza y cantidad), sino con las operaciones del envío de las mercancías; aquí también se registra la información del vehículo asignado para dicho transporte.
Este documento es crucial para las operaciones logísticas, especialmente cuando se trata de grandes empresas que se dedican a la gestión de grandes volúmenes de mercancías y cuando es necesario el transporte por carretera, pero a nivel internacional. Las hojas de ruta son una especie de guía para los transportistas y, en general, para las partes involucradas en la entrega. Hacer una hoja de ruta garantiza la seguridad de las entregas, pero también son una forma de hacer el trabajo mucho más eficiente.
La hoja de ruta debe acompañar siempre a la carga y se adjunta al contrato de transporte. Es imprescindible que sea el conductor quien la lleve en todo momento.
¿Para qué sirve la hoja de ruta para el transporte?
El principal objetivo de la hoja de ruta para el transporte es llevar el registro de todas las actividades que se producen durante las operaciones de transporte y entrega de mercancías. De esta manera es posible controlar la mercancía que se traslada, hacer un rastreo y/o seguimiento; conocer cuál es el recorrido de la carga, los detalles sobre el viaje y saber quién es el remitente y el destinatario. ¿Por qué es tan importante la hoja de ruta para el transporte de mercancías?
Además de conocer la situación de la mercancía y los recorridos que se siguen para su entrega, la hoja de ruta cumple otras funciones:
- Trámite de siniestros. En caso de accidentes, si la mercancía se daña o extravía, la hoja de ruta permite identificar la carga que se transportaba, por lo tanto, es fundamental para hacer las correspondientes reclamaciones ante las aseguradoras.
- Aportar seguridad jurídica. Debemos decir que la hoja de ruta para el transporte de mercancías no es obligatoria, pero sí que es un elemento que aporta certeza jurídica o legal. Básicamente, con este documento, las empresas pueden demostrar que la mercancía viajaba en un vehículo en específico cuando se trata de siniestros, etcétera. Por otra parte, con la hoja de ruta es posible certificar ante los clientes que la mercancía se ha entregado o no.
- Optimización de la logística. Para las operaciones de logística, la hoja de ruta es esencial, pues aporta una visión general del recorrido que sigue la carga. Además, gracias a la hoja de ruta es posible hacer el seguimiento en tiempo real. Esto es importante para optimizar las rutas, hacer el seguimiento de un pedido, etcétera.
¿Qué datos debe llevar?
Cada empresa cuenta con su propio modelo de hoja de ruta, que se adapte a las necesidades del negocio, a las operaciones de logística, el tipo de mercancía que se envía y, por supuesto, si el transporte es nacional o internacional. Sin embargo, sí que existen una serie de datos que la hoja de ruta debe contener, pues resultan fundamentales para identificar la carga, el vehículo, etcétera. Esta es la información que toda hoja de ruta debe contener:
- La fecha del transporte.
- El nombre y CIF o NIF de la empresa que hace el transporte.
- El nombre y CIF o NIF de la empresa que hace la contratación del servicio de transporte.
- Matrícula del vehículo.
- Capacidad de carga del vehículo (peso y volumen).
- Información sobre el conductor (nombre y NIF).
Además, la hoja de ruta debe contener un apartado específico sobre la carga que se envía. En este sentido, los datos relevantes son los siguientes:
- Número de expedición o de envío de la mercancía. La carga puede identificarse, además, a través de un código único de envío.
- El precio del transporte.
- Descripción detallada de la carga. Aquí se especifican el tipo de mercancía, el peso, tamaño, cantidad de bultos; también se anota el tipo o clase de embalaje, así como el volumen y el peso de las mercancías en su conjunto.
Por último, la hoja de ruta para el transporte también debe contener la información sobre el destinatario, ya sea una persona física o empresa. Es importante que en el documento se adjunte el nombre y dirección de quien recibirá las mercancías, el almacén de origen (dirección y nombre) y los puntos específicos de carga y descarga de las mercancías. Dependiendo de la empresa, el documento también puede contener información relativa a la distancia a recorrer, la duración prevista del transporte (tiempo estimado) y la fecha y hora de ingreso y salida de las mercancías, así como la entrega.
